1. Erstes Briefing
    Das Fundament einer erfolgreichen Kundenkommunikation beginnt mit einem ausführlichen Erstbriefing. In dieser Phase müssen Sie die richtigen Fragen stellen, um die Bedürfnisse, Vorlieben und Ziele Ihres Kunden für das Projekt zu verstehen. Ermutigen Sie sie, Beispiele für Designs zu nennen, die ihnen gefallen, und klären Sie den Umfang und die Ziele. Dies ist auch der Zeitpunkt, um Zeitpläne und die Anzahl der Überarbeitungen zu besprechen, die im Projektumfang enthalten sind. Eine klare Kommunikation in dieser Phase gibt den Ton für das gesamte Projekt an und hilft, Missverständnisse zu vermeiden, die zu Änderungen in letzter Minute führen könnten.
  2. Erwartungen setzen
    Sobald das Projekt gestartet ist, ist es wichtig, mit Ihrem Kunden realistische Erwartungen in Bezug auf Zeitpläne, Ergebnisse und den Überarbeitungsprozess zu formulieren. Stellen Sie sicher, dass sie die Phasen der Designentwicklung verstehen und wissen, was in jeder Phase von ihnen verlangt wird. Klären Sie, wie Feedback gegeben werden soll und wann es erwartet wird. Wenn Kunden wissen, wie sich ihre Beiträge auf den Zeitplan und die Qualität des Projekts auswirken, ist es wahrscheinlicher, dass sie zeitnahes und strukturiertes Feedback geben, wodurch der Bedarf an Überarbeitungen in letzter Minute reduziert wird.
  3. Regelmäßige Updates
    Für eine effektive Kommunikation ist es unerlässlich, Ihren Kunden mit regelmäßigen Updates auf dem Laufenden zu halten. Teilen Sie den Fortschritt bei wichtigen Meilensteinen und seien Sie offen für Feedback. Dies schafft nicht nur Vertrauen, sondern ermöglicht auch inkrementelle Anpassungen, die spätere größere Überholungen verhindern können. Verwenden Sie visuelle Elemente, um Ihrem Kunden zu helfen, die Richtung des Designs zu verstehen, da dies Ideen oft effektiver vermitteln kann als Worte allein. Regelmäßige Check-ins können dazu beitragen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und sie leichter zu beheben.
  4. Feedback-Schleifen
    Die Einrichtung einer strukturierten Feedbackschleife ist ein entscheidender Faktor für die Verwaltung von Überarbeitungen. Nachdem Sie Ihre Arbeit präsentiert haben, geben Sie Ihrem Kunden klare Anweisungen, wie er Feedback geben soll. Ermutigen Sie sie, genau zu sagen, was sie mögen und was sie ändern möchten. Dies kann über ein freigegebenes Dokument oder ein formelles Feedback-Formular erfolgen. Ein strukturierter Ansatz für den Erhalt von Feedback stellt sicher, dass Sie alle Eingaben auf einmal erfassen und stückweise Änderungen verhindern, die zu Überarbeitungen in letzter Minute führen.
  5. Richtlinie zur Überarbeitung
    Eine klare Überarbeitungsrichtlinie kann Änderungen in letzter Minute erheblich reduzieren. In Ihrer Richtlinie sollten die Anzahl der in Ihrer Gebühr enthaltenen Überarbeitungen, alle zusätzlichen Kosten für zusätzliche Überarbeitungen und die Auswirkungen auf die Projektzeitpläne aufgeführt sein. Seien Sie von Anfang an transparent in Bezug auf diese Richtlinie und erinnern Sie Ihren Kunden während des gesamten Projekts daran. Wenn sich Kunden bewusst sind, dass Änderungen Konsequenzen haben, wie z. B. zusätzliche Gebühren oder verlängerte Fristen, neigen sie dazu, mit ihrem Feedback entschiedener zu sein.
  6. Abschließende Überprüfung
    Bevor Sie das Projekt abschließen, führen Sie eine gründliche Überprüfung mit Ihrem Kunden durch. Dies ist ihre Gelegenheit, verbleibende Probleme zu erkennen, bevor das Design als abgeschlossen gilt. Stellen Sie sicher, dass sie jedes Element sorgfältig überprüfen und bestätigen, dass sie zufrieden sind. Diese abschließende Überprüfung sollte als letzte Chance für Änderungen angesehen werden, wobei zu betonen ist, dass weitere Überarbeitungen nach der Genehmigung zusätzliche Kosten verursachen können oder innerhalb des ursprünglichen Zeitrahmens nicht durchführbar sind. Eine klare Kommunikation in dieser Phase stellt sicher, dass beide Parteien mit dem Endprodukt einverstanden und zufrieden sind.