Haben Sie schon einmal an einer Geschäftsveranstaltung teilgenommen, bei der Sie sich inspiriert, motiviert oder einfach erstaunt gefühlt haben?

Das ist die Magie der Veranstaltungsplanung – die Kunst, Erlebnisse zu schaffen, die Menschen zusammenbringen, Begeisterung wecken und das Geschäftswachstum vorantreiben. Ganz gleich, ob es sich um eine Produkteinführung oder eine Konferenz handelt: Bei der Planung von Geschäftsveranstaltungen geht es darum, eine Vision in eine erfolgreiche Realität umzusetzen.

Aber die Planung einer erfolgreichen Veranstaltung kann entmutigend sein. Von der Auswahl eines Veranstaltungsortes und Caterers bis hin zum Versenden von Einladungen gibt es auf der To-Do-Liste für die Veranstaltungsplanung eine Menge abzuhaken. In diesem Artikel erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung – einschließlich einer Checkliste – zur Veranstaltungsplanung, damit Sie Ihre Veranstaltung wie ein Profi durchführen können.

Was ist Eventplanung?
Bei der Veranstaltungsplanung geht es um die Organisation und Koordinierung aller Aspekte einer Veranstaltung, sei es eine Hochzeit, eine Konferenz oder ein Geschäftstreffen. Das Hauptziel besteht darin, den Teilnehmern ein außergewöhnliches Erlebnis zu bieten und gleichzeitig die Ziele der Veranstaltung zu erreichen.

Im geschäftlichen Kontext umfasst die Veranstaltungsplanung die Organisation von Veranstaltungen wie Messen, Produkteinführungen und Konferenzen. Diese Veranstaltungen spielen eine wichtige Rolle dabei, die Markenbekanntheit zu steigern, Leads zu generieren und die Glaubwürdigkeit der Branche zu stärken. Aufgrund dieser Vorteile haben 71 % der Vermarkter begonnen, mit neuen Veranstaltungsformaten zu experimentieren.

Was macht ein Veranstaltungsplaner?
Manche Menschen verdienen ihren Lebensunterhalt mit der Veranstaltungsplanung. Veranstaltungsplaner verwalten verschiedene Aufgaben während des gesamten Veranstaltungsplanungsprozesses. Sie arbeiten eng mit Kunden zusammen, um deren Veranstaltungsziele, Zielgruppe und gewünschte Ergebnisse zu verstehen und gleichzeitig eine reibungslose Durchführung sicherzustellen, die bei den Teilnehmern einen bleibenden Eindruck hinterlässt.

Ein Veranstaltungsplaner, der eine Firmenkonferenz organisiert, wäre beispielsweise für die folgenden Aufgaben verantwortlich:

  • Sicherstellung eines geeigneten Veranstaltungsortes
  • Verwaltung von Registrierungen und Ticketverkauf
  • Koordinierung der audiovisuellen Ausrüstung
  • Vermittlung von Verpflegung und Unterkünften
  • Gestaltung des Veranstaltungsprogramms
  • Überwachung der logistischen Abläufe

So planen Sie eine Veranstaltung

Die Schritte und Aufgaben bei der Planung einer Veranstaltung hängen von der Art der geplanten Veranstaltung und ihrer Größe ab. Das Befolgen der folgenden allgemeinen Schritte kann Ihnen jedoch dabei helfen, organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird.

  1. Verstehen Sie den Grund für das Ereignis
    Definieren Sie zunächst klar den Zweck Ihrer Veranstaltung und die spezifischen Ziele, die Sie erreichen möchten. Sie müssen wissen, was Sie von der Veranstaltung erwarten. Möchten Sie beispielsweise neue Geschäftskontakte knüpfen, Branchenkompetenz aufbauen oder Leads generieren? Diese Ziele leiten den gesamten Planungsprozess.
    Aber es geht um mehr als nur das Erreichen dieser Ziele. Die Veranstaltung muss auch zu den übergeordneten Zielen des Unternehmens oder Kunden passen. Deshalb ist eine enge Zusammenarbeit mit Kunden oder Personen, die an der Veranstaltung beteiligt sind, wichtig. Wenn man genau weiß, was diese Personen brauchen und mögen, kann dies den Planern dabei helfen, eine Veranstaltung zu gestalten, die nicht nur erfolgreich ist, sondern auch noch lange im Gedächtnis bleibt und über die man spricht.
  2. Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe
    Informieren Sie sich gründlich über Ihre Zielgruppe, einschließlich ihrer Demografie, beruflichen Hintergründe und Interessen. Verstehen Sie ihre Schwachstellen, Bedürfnisse und Wünsche, um Ihre Veranstaltung an ihre Erwartungen anzupassen.
    Berücksichtigen Sie Demografie, beruflichen Hintergrund und Schwachstellen. Wie alt sind die Teilnehmer und was mögen sie? Was hoffen sie auf der Veranstaltung zu sehen? Mithilfe dieser Fragen können Sie ein Programm entwerfen und relevante Redner und Themen auswählen, die bei Ihrem Publikum Anklang finden.
  3. Legen Sie ein Budget fest
    Erstellen Sie ein realistisches Budget, das mit den Zielen und Vorgaben Ihrer Veranstaltung übereinstimmt. Berücksichtigen Sie Ausgaben wie Veranstaltungsortmiete, Catering, Rednergebühren, Marketingmaterialien, Technologie und Veranstaltungspersonal. Weisen Sie Ressourcen strategisch zu, um die Wirkung Ihrer Veranstaltung innerhalb des erforderlichen Budgets zu maximieren.
  4. Wählen Sie ein Datum und einen Veranstaltungsort
    Wählen Sie ein Datum, das Konflikte mit anderen Branchenereignissen oder wichtigen Feiertagen minimiert. Berücksichtigen Sie die Saisonalität und Wetterbedingungen, die sich auf die Anwesenheit und die logistischen Anforderungen auswirken können. Wählen Sie einen Veranstaltungsort, der den Ton und das Bild widerspiegelt, die Sie vermitteln möchten, und der über die notwendigen Einrichtungen verfügt, um Ihr Publikum bequem unterzubringen.
  5. Erstellen Sie eine Projektzeitleiste
    Entwickeln Sie einen detaillierten Projektzeitplan, der alle notwendigen Aufgaben und Fristen im Vorfeld der Veranstaltung beschreibt. Fügen Sie Meilensteine ​​für die Gewinnung von Lieferanten, die Fertigstellung des Programms, die Gestaltung von Marketingmaterialien und die Verwaltung der Logistik hinzu. Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool wie Motion, um die Zusammenarbeit zu optimieren und eine rechtzeitige Durchführung von Ereignissen sicherzustellen.
  6. Wählen Sie Ihre Anbieter und Lieferanten aus
    Recherchieren und wählen Sie Anbieter und Lieferanten aus, die auf professionelle Geschäftsveranstaltungen spezialisiert sind und qualitativ hochwertige Dienstleistungen erbringen können. Dazu können Caterer, Floristen, audiovisuelle Techniker, Veranstaltungsplaner oder andere Fachleute gehören, die zum Erfolg Ihrer Veranstaltung beitragen können. Arbeiten Sie eng mit ihnen zusammen, um ihre Dienstleistungen an Ihren Veranstaltungszielen auszurichten.
  7. Vermarkten Sie Ihre Veranstaltung
    Erstellen Sie eine umfassende Marketingstrategie, um Ihre Veranstaltung effektiv zu bewerben. Nutzen Sie verschiedene Kanäle wie E-Mail-Marketing, soziale Medien, Branchenpublikationen und gezielte Werbung, um Ihre gewünschte Zielgruppe zu erreichen. Heben Sie das einzigartige Wertversprechen Ihrer Veranstaltung und ihre Relevanz für Ihre Zielteilnehmer hervor und überzeugen Sie sie, sich anzumelden und teilzunehmen.
  8. Bereiten Sie sich auf die Veranstaltung vor
    Für einen reibungslosen Ablauf ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie über alles verfügen, was Sie für die Veranstaltung benötigen. Das bedeutet, dass Sie die richtige Ausrüstung benötigen, wie Lautsprecher, Bildschirme, Schilder und Systeme zur Personenregistrierung. Es ist auch eine gute Idee, ein paar Proben oder Durchläufe durchzuführen, um etwaige Probleme vor dem großen Tag zu erkennen.

Checkliste für die Veranstaltungsplanung

Wenn Sie bei der Organisation einer professionellen Veranstaltung auf jedes Detail achten, stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmer ein reibungsloses und wirkungsvolles Erlebnis haben. Die folgende Checkliste deckt wichtige Aspekte des Veranstaltungsplanungsprozesses ab:

Gästeliste
Erstellen Sie eine umfassende Gästeliste, indem Sie Ihre Zielgruppe identifizieren und Personen einladen, die zu Ihren Veranstaltungszielen passen. Berücksichtigen Sie Ihren beruflichen Hintergrund, Ihre Interessen und ob es VIP-Teilnehmer gibt, die Sie unterbringen möchten.

Veranstaltungsort
Wählen Sie einen Veranstaltungsort, der den Ton und das Bild widerspiegelt, das Sie vermitteln möchten. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Kapazität, Standort, Ausstattung und die allgemeine Atmosphäre, um sicherzustellen, dass sie mit Ihren Veranstaltungszielen übereinstimmen.

Sitzplan
Entwerfen Sie einen Sitzplan, der das Networking erleichtert und das Engagement der Teilnehmer maximiert. Berücksichtigen Sie Faktoren wie das Veranstaltungsformat, die Sitzungsanforderungen und etwaige besondere Sitzplatzbedürfnisse der Gäste.

Gastronomie
Wählen Sie einen seriösen Catering-Service, der auf unterschiedliche Ernährungsbedürfnisse und Vorlieben eingeht. Stellen Sie sicher, dass das Menü zum Gesamtthema oder Konzept Ihrer Veranstaltung passt.

Einladungen
Erstellen Sie überzeugende Einladungen mit wichtigen Veranstaltungsdetails, einschließlich Datum, Uhrzeit, Veranstaltungsort und RSVP-Informationen. Erwägen Sie den Einsatz personalisierter Nachrichten und Branding, um bei den Empfängern ein Gefühl der Vorfreude zu wecken.

Thema oder Konzept
Entwickeln Sie ein zusammenhängendes Thema oder Konzept, das zu Ihren Veranstaltungszielen und Ihrer Zielgruppe passt. Stellen Sie sicher, dass alle Elemente, einschließlich Dekoration, Beschilderung und Werbematerialien, zum gewählten Thema passen.

Musik und Unterhaltung
Wählen Sie passende Musik und Unterhaltung, die zum Ambiente und der gewünschten Atmosphäre Ihrer Veranstaltung passen. Erwägen Sie Live-Auftritte, DJs oder Hintergrundmusik, die das Gesamterlebnis verbessern.

Backup-Plan
Bereiten Sie einen Notfallplan für unvorhergesehene Umstände wie schlechtes Wetter vor. Stellen Sie sicher, dass Sie über Ersatzmöglichkeiten für Outdoor-Aktivitäten verfügen, einschließlich eines alternativen Innenraums, falls erforderlich.

Genehmigungen oder Lizenzen
Informieren Sie sich über die örtlichen Vorschriften und holen Sie alle für Ihre Veranstaltung erforderlichen Genehmigungen oder Lizenzen ein, z. B. Alkoholgenehmigungen, Musiklizenzen oder veranstaltungsspezifische Genehmigungen.

Zugänglichkeit
Stellen Sie sicher, dass Ihr Veranstaltungsort und Ihre Einrichtungen für alle Teilnehmer zugänglich sind, auch für Menschen mit Behinderungen. Erwägen Sie den Zugang für Rollstuhlfahrer und barrierefreie Toiletten.

Sicherheit
Implementieren Sie geeignete Sicherheitsmaßnahmen, um die Sicherheit der Teilnehmer zu gewährleisten und wertvolle Vermögenswerte zu schützen. Sorgen Sie für geschultes Sicherheitspersonal oder stimmen Sie sich bei Bedarf mit professionellen Sicherheitsdiensten ab.

Erste Hilfe
Halten Sie einen ausgewiesenen Erste-Hilfe-Bereich und geschultes Personal bereit, um bei Bedarf sofortige Hilfe leisten zu können.

Tipps zur Veranstaltungsplanung

Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Planung und Durchführung einer erfolgreichen Veranstaltung helfen:

Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Planung und Organisation der Veranstaltung, insbesondere wenn diese groß oder komplex ist. Überlassen Sie es nicht der letzten Minute.

Professionelle Veranstaltungsplaner beginnen mit der Planung einer neuen Veranstaltung am liebsten 18 Monate im Voraus und eine bereits bestehende Veranstaltung 8 bis 12 Monate im Voraus. Diese Zeitpläne belasten Planer und Kunden am wenigsten.

Achten Sie auf Details
Es sind die kleinen Dinge, die eine Veranstaltung großartig machen. Stellen Sie sicher, dass jedes Detail der Veranstaltung, von der Sitzordnung bis zur Beleuchtung, sorgfältig geplant und ausgeführt wird.

Berücksichtigen Sie Trends bei der Veranstaltungsplanung
Die Business-Event-Landschaft verändert sich ständig. Um auf dem Laufenden zu bleiben und Ihre Veranstaltungen spannend zu gestalten, bleiben Sie über die neuesten Trends in der Veranstaltungsplanung auf dem Laufenden.

Ein Trend, der in den letzten Jahren deutlich an Bedeutung gewonnen hat, ist der Einsatz von Virtual Reality (VR) bei Firmenveranstaltungen. VR hat das Potenzial, Ereignisse zu verändern, indem es ein verbessertes Engagement, immersive Erlebnisse und realistische Simulationen bietet. Der Einsatz von VR beispielsweise auf einer Messe hilft Ihnen, Produkte und Dienstleistungen ansprechend und interaktiv zu präsentieren und so einen bleibenden Eindruck bei potenziellen Kunden zu hinterlassen.

Große Unternehmen wie Facebook (jetzt Meta), Apple, Microsoft und Google investieren ebenfalls stark in das Metaversum für Veranstaltungen. Dieses VR-Universum bietet immersive Erlebnisse, wobei zwei Arten von Metaversum-Erlebnissen insbesondere in der Messe- und Konferenzbranche an Bedeutung gewinnen: erweiterte Erlebnisse auf der Ausstellungsfläche und entfernte 3D-Erlebnisse für virtuelle Teilnehmer.

Kommunizieren Sie effektiv
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten, einschließlich Lieferanten, Lieferanten und Teilnehmer, über die Veranstaltung und alle Änderungen des Plans auf dem Laufenden gehalten werden.

Seien Sie flexibel und anpassungsfähig
Seien Sie darauf vorbereitet, Ihren Plan bei Bedarf anzupassen und über einen Notfallplan für den Fall unerwarteter Probleme oder Herausforderungen zu verfügen.

Bewerten Sie den Erfolg der Veranstaltung
Sammeln Sie Feedback von Teilnehmern und Stakeholdern der Veranstaltung und nutzen Sie es, um Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Veranstaltungen zu identifizieren.

Pass auf dich auf
Die Planung einer Veranstaltung kann stressig sein. Passen Sie also auf sich und Ihre Teammitglieder auf. Achten Sie auf die psychische Gesundheit Ihres Teams und feiern Sie Ihre Erfolge während des gesamten Veranstaltungsplanungsprozesses.